フリーランス・個人事業主 テレワークにも有効! 初心者向け 「Zoom」の使い方を解説

コロナ禍を背景に注目度を高めた「Zoom」 フリーランスの利用も増加傾向

Zoom公式HPから

新型コロナウイルスの影響で2020年、脚光を浴びたWeb会議サービス「Zoom」。

パソコンやスマートフォンを用い、会議やセミナーなどをオンラインで行えるサービスですが、コロナの感染拡大防止を目的に「ステイホーム」を余儀なくされたテレワーク人口の急増を追い風に、急速に利用が拡大しました。

テレワークはコロナ禍が落ち着いた後もビジネスニーズを一定程度満たすと考えられ、この災いを機にZoom導入を積極的に進めている企業やフリーランス・個人事業主も多いようです。

そこで今回は、Zoomの利用経験がない人向けに、開始方法についてまとめてみました。

まずは環境準備 おすすめはカメラ、マイク付きノートパソコン

Zoomは、通常のパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用できますが、ビジネスシーンでの使用であれば、個人的には扱いやすさを考えてパソコンをお勧めします。

利用してみると分かりますが、タブレットやスマホだと、いろいろな機能を操作するときに少し不便な点があるからです。逆に、友達と遊び程度で使うのであれば、スマホなどでも問題ないでしょう。

Zoomを使うために必要なパソコンの条件ですが、

・マイクがあること
・カメラがついていること

となります。

デスクトップパソコンは、マイクやカメラが装備されていないことがあるので要注意。外付けのヘッドセットやウェブカメラが必要となります。個人的に、片耳ヘッドセットが使いやすいと思います。

個人的な意見ですが、トータルでの使いやすさを考えると、カメラ、マイク付きのノートパソコンが一番だと思います。



Zoomアプリをパソコンにインストールする方法

Zoomを初めて利用する際には、必ずしもアプリを事前にインストールする必要はありませんが、インストールしておくと何かと便利なので、アプリをZoomの公式ホームページからインストールする方法をまとめておきます。初めてだと、意外とわかりにくいです。

アプリのインストーラーを公式HPから入手

まず、Zoomの公式ホームページから、アプリのインストーラーをダウンロードします。

ここが分かりにくいんですが、公式ホームページTOP画面の一番下にある「ダウンロード」という項目(左から2番目のブロック)の「ミーティングクライアント」をクリックしてください。

画面が切り替わったあと「ミーティング用Zoomクライアント」という項目の「ダウンロード」をクリックすると、クライアントアプリのインストーラーがダウンロードされます。インストーラーを起動させればインストールは完了です。

パソコンでZoomに「初めて」参加するときの手順

それでは、さっそく初めてZoomを利用する際の手順をご案内したいと思います。

最初に、Zoomを利用するには2つの役割のうちどちらかを選ばないとダメ、ということから確認していきます。

ミーティングを主宰する「ホスト」か、参加する「ゲスト」か

Zoomでオンラインの会議やセミナーに参加するには、自らが「主催者」(ホスト)となりほかの人に参加を呼び掛ける方法と、ホストからの招待を受けて「参加者」(ゲスト)になる方法の2パターンがあります。

主催者と参加者では扱える機能も違っていて、ここがスカイプとの大きな違いでしょうか。

始めてZoomを利用される方は、ほとんどの人がゲスト側になると思います。

Zoomを使うにはアプリを利用するのが便利

Zoomは、Zoomの公式ホームページ経由でも利用できますが、仕事などで頻繁に利用するのであればZoomアプリをダウンロードした方が便利です。

アプリはZoomの公式ホームページからダウンロードできますが、初めてZoomを利用する人は、必ずしも前もってアプリをダウンロードをしておく必要はありません。

詳しくは後述しますが、Zoom初参加時がゲストだった場合、流れに沿っていくだけで自然とインストールすることもできます。

「ゲスト」でミーティングに出席する場合 「URL」または「ID&パスワード」経由で

初めてZoomミーティングに参加する人は、だれか別の人がホスト役を担い、ゲストとして参加するケースがほとんどだと思います。

この場合、参加する方法は二つあり、以下の通りです。

・ホストからメール等で「招待」を受け、記載されている「招待URL」をクリックする方法。
・ホストからメール等で「ミーティングID」と「パスワード」を教えてもらい、Zoomアプリ等を経由し参加する方法。

簡単ですよね? これだけでミーティングに参加できます。

「招待URL」経由でミーティングに参加する手順

まずは「招待URL」経由でミーティングに参加する方法から解説します。

「招待URL」方式で参加する場合、流れに沿って手順を踏めば自動的にアプリをインストールすることになります。言い換えれば、事前にアプリをインストールする必要がないということです。

「招待URL」の手順を確認しながら、流れを確認していきたいと思います。

ホストから招待状が届く

メール等で、以下のような招待状が届きます。記載されているURL(青色のhttps://~の文字列)をクリックしてください。

ライター事務所ツムギヤ・竹内章さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。

トピック: zoomの練習
時間: 2020年5月18日 03:00 PM 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://us04web.zoom.us/j/65866245984311?pwd=UGVhdFVDbVUzZTNiZGtiT2FtS2I3

ミーティングID: 123 4567 8910
パスワード: 1234ABC

              ※招待状の内容は書き直すことができるので、必ずしもこの構成とはなりません。ご注意ください。

流れに沿ってZoomをダウンロード

URLをクリックすると、以下のような画面に切り替わります。この画面のまま「起動中」が続く場合は、画面右下の「Zoomをダウンロード」をクリックしてください。

ダウンロードが終了すると、「名前を付けて保存」という画面が表示されるので、ひとまずデスクトップに保存してください。保存されるとカメラ型のアイコンが表示されるのでダブルクリックすると、Zoomが自動的にインストールされます。

あとは流れに沿って画面の指示に従います。

「名前を入力してください」とのウインドウが表示されるので、名前を入力し「ミーティングに参加」をクリック。

すると画面が切り替わり「どのようにオーディオ会議に参加しますか?」と聞かれるので「コンピューターオーディオに参加」(「パソコンのマイクやスピーカーを使いますか」と尋ねている)をクリックして完了。いよいよミーティングに参加です!

ホストがゲストの参加を承認していない場合は「ミーティングのホストは間もなくミーティングへの参加を許可します。もうちばらくお待ちください」といった画面が表示され、待機状態になることもあります。このような場合は、ホストが開催するまでしばらくお待ちください。

結果的に、一度でもZoomミーティングに参加したことがある場合は、必ずパソコンにZoomがインストールされている状態になっています。

「ミーティングID」&「パスワード」でミーティングに参加する手順

ID&PWを利用してミーティングに参加する手段としては、公式ホームページから直接参加することができますしZoomアプリからも参加することもできます。

アプリを利用する場合には、事前に公式ホームページからアプリをインストールしておく必要があります。

それでは「ミーティングID」の手順を確認します。

アプリを起動させる

今回は、アプリを通じてIDを利用する方法を解説します。アプリのインストール方法は、上記記事「Zoomアプリをパソコンにインストールする方法」をご参照ください。

アプリを起動すると、以下のような画面が表示されるので「ミーティングに参加」を選択してください。

次に、Zoomミーティングのホストから教えてもらった「ミーティングID」 と ミーティング時に表示される自分の名前を入力します。

次の画面ではパスワードの入力を求められるので、入力してください。

無料プランなどでパスワードが必須になったのは2020年春のこと。それより前からZoomを利用していたホストは、うっかりしてゲストにパスワードを知らせていないケースもあるので、IDしか知らされていない場合はパスワードも教えてもらいましょう。

「ホスト」としてミーティングを主宰する場合はアカウント取得が必須

Zoomでは、ゲストとしてミーティングに参加するだけであれば、実はアカウントは不要です。

一方、ホストになる場合は、アカウントを取得する必要があります。アプリにサインインして、ミーティングの日時などを設定し、ゲストに通知する必要があるからです。

ここでは、アカウントを取得したという前提で、「ホスト」としてミーティングを主宰する方法を解説したいと思います。

ミーティングスケジュールの設定と通知方法

Zoomのミーティングは、あらかじめ開始時間を設定して開始することができます。

ホストを務めるときは、時間を設定して参加者に通知する必要があるので、ミーティングスケジュールの設定と通知方法は必ず覚える必要があります!

その手順をご紹介したいと思います。

Zoomにサインインする

まずは、Zoomアプリを開いて、サインインします。

サインインした後に出てくる画面で、メアドとパスワードを入力し、サインイン完了。

念を押しますが、アカウントが必要なので、未取得の方はあらかじめ取得しておきましょう。

ホーム画面で「スケジュール」をクリック

サインインすると、ホーム画面が開くので、左下の「スケジュール」アイコンをクリックしてください。

スケジューリング画面で開始日時などを設定

「ミーティングをスケジューリング」画面が表示されるので、ミーティングの開催日時などの細部を決めます。
ひとつづつ項目を確認していきます。

トピック
ミーティングのタイトル。ゲストにも通知されます。

開始
ミーティングの開始時間を設定。

経過時間
相手に通知されるため正確な時間を。
ただ、この時間通りにZoomが強制的に始まり終了されるわけではなく、あくまで目安。
しかも便宜上、設定されているだけで、実はホストが許可すればいつでも参加可能!

定期的なミーティング
毎日、または毎週決まった曜日の同じ時間にミーティングを開く場合などに活用。

ミーティングID
自動生成でも、そうでなくても、どちらでもOK。お好みで。

パスワード
自動的に生成=異なるパスワードを毎回、自動作成
セキュリティー強化の観点から、2020年春から無料プランなどではパスワード設定が必須に。

ビデオ
オフ=オフでスタートし、各参加者が自分の手でオンに
オン=最初からビデオ付きでスタート

オーディオ
ゲストに電話するときの設定ですが、通常使いません。

カレンダー
連携させたいカレンダーソフトに開催日時が記入されます。

詳細オプション
必要な項目にチェックを。
「待機室を有効化」はセキュリティー上、チェックを入れておきましょう。

すべて設定し終えたら、一番下の「スケジュール」をクリックして設定完了です。

ゲストにスケジュールを通知しよう

スケジュールを設定し終えたら、一度ホーム画面に戻り、上部の「ミーティング」をクリックしてください。

ミーティング画面で、青字の「ミーティング招待を表示」をクリックするとミーティングの詳細が表示されるので、その状態のまま「招待をコピー」し、ミーティングの参加者にメールやLINEなどで招待状として送ります。

これで、ミーティングスケジュールの設定と通知方法は終了です。

慣れれば2~3分で準備できますよ。ぜひ挑戦してみてください!

コロナウイルスを機にフリーランスも働き方を変えざるを得ない

冒頭で述べたように、コロナの感染拡大を機にテレワークが普及し、コロナが落ち着いた後もテレワークを推進する企業が増えています。

個人事業主やフリーランスも例外ではなく、社会の情勢にうまく対応していく必要があります。「WEB会議とか、よく分からないから使わない」という姿勢では、事業展開も先細る恐れがあります。

ピンチはチャンス。今回のコロナ禍を学びのチャンスととらえ、ぜひZoomも活用できるようになってください!

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